In un precedente articolo abbiamo visto che una soluzione software CRM è imporante se si vogliono gestire correttamente tutte le relazioni con clienti e prospect. Questa visione è sempre valida, non solo per le grandi aziende, ma anche per piccole aziende o singoli individui che offrono i loro servizi professionali. Scegliere il giusto CRM è un’operazione che può rivelarsi molto più ardua di quanto sembri poichè tutte le soluzioni presenti hanno in comune lo scopo di agevolare le relazioni con i clienti, ma con modalità diverse. Qual’è la soluzione CRM più adatta per un libero professionista o per un piccolo imprenditore.
Se la scelta di un software CRM per un’azienda di medie dimensione è considerata un’investimento, per aziende piccole o liberi professionisti si rileva sempre un costo molto spesso non sostenibile. Vediamo quindi quali sono i punti da tenere in considerazione per trovare il CRM più idoneo alle proprie esigenze.
- Fruizione dei contenuti:
La prima scelta deve essere fatta tra prodotti acquistati/installati localmente o prodotti che permetto l’accesso ai dati on-demand pagando un canone d’utilizzo. Nel primo caso si diventa proprietari del software e dei costi relativi al mantenimento (installazione,configurazione,infrastuttura,manutenzione). Nel secondo caso dovrete accolarvi solo il canone per usufruire e gestire i dati senza preoccuparvi dell’infrastuttura. Un consiglio potrebbe essere quello di iniziare con prodotti on-demand (esempio zoho CRM) poichè la portabilità dei contenuti vi permettera di accedere da qualsiasi postazione (molto utile se lavorate in mobilità) e non sarà neccessario predisporre di un server locale (vedi costi licenza + manutenzione ) e connessione vpn per accedervi da remoto.
- Semplicità d’uso:
Ormai tutti i produttori di CRM offrono la possibilità di testare on-line la loro soluzione. Provate ad accedere sui siti dei vari produttori e testate le interfacce, la sensazione di semplicità deve trasmettere familiarità con il prodotto. In pochi minuti quello che cercate deve essere tutto a portata di mano e il tempo per l’apprendimento deve essere quanto più basso possibile. Interfacce complesse con grafici e reportistica avvenieristica non vi aiuteranno di certo a svolgere le vostre quotidiane operazioni, bisogna trovare il giusto compromesso tra funzionalità ed esigenze. Quale sensazione vi ha trasmesso il prodotto durante la prova? Riuscite a farvi un’idea di come creare un contatto, un appuntamento, recuperare un contatto o del tempo impiegato per aggiornare i dati? Meglio trovare soluzioni semplici, che in pochi passaggi vi permettono di inserire o ricercare quanto richiesto che software completi che però non danno la flessibilità desiderata. Pensate che sarete voi ad usare il prodotto e a compiere quelle attività, non fatevi influenzare da tutte le potenzialità se poi non è vostra intenzione usarle.
- Flessibilità:
Le soluzione offerte nei CRM sono diverse a seconda del mercato di riferimento. Un CRM per un’azienda di 100 dipendenti potrebbe essere diverso dalle esigenze di un libero professionista anche se entrambi lavorano nello stesso settore. Cercare la giusta flessibilità significa trovare il punto d’equilibrio fra le individuali esigenze di un operatore e il suo business. Non è consigliabile partire con una soluzione in grado di realizzare un business plan se quello che al momento serve è uno strumento per la gestione degli appuntamenti. Cercare soluzioni modulari in grado di essere adattate con il business dell’azienda senza la neccessità di cercare ogni volta nuovi prodotti che possano soddisfare le nuove esigenze.
- Integrazione:
La possibilità d’integrazione del CRM con aventuali altri software già in uso è un parametro che può fare la differenza nella scelta di un CRM. Se per caso usate il calendario di outlook per segnare gli appuntamenti, sarebbe utile che il CRM potesse condividere questi dati cosi da non doverli riscrivere un’altra volta. Una gestione della mail sincronizzata tra il CRM e outlook – altro client di posta- può rivelarsi un buon metodo per archiviare mail inviate ai contatti senza ricorrere alla creazione di cartelle di archivio. Altre integrazioni dovranno essere valutate a seconda delle esigenze(esempio con smartphone), ma un suggerimento è di puntare solo su quelle che possono impattare con quello che gia state usando e non farvi prendere dall’entusiasmo di quello che si potrebbe fare.
- Costi:
Sono il punto con qui spesso si effettuano paragoni tra i prodotti. Inutile ricordare che con questo periodo di crisi il risparmio è all’ordine del giorno, ma valutate attentamente a parità di funzioni quella che più vi soddisfa. La soddisfazione di un prodotto funzionale non ha paragone anche se i costi sono stati un po più elevati.
- Supporto:
Avere la certezza che in caso di problemi o richieste ci sia da parte del fornitore la disponibilità a risolvere la questione è imposrtante nella valutazione globale di un prodotto. Recensioni o forum sono solo alcuni metodi per recuperare opinioni sui servizi offerti. Cosa fareste se a seguito di un probema con il vostro software, non siete più in grado di lavorare? Una buona reputazione anche per i servizi post-vendita è sinonimo di professionalità e di affidabilità del prodotto. Se possibile cercate soluzioni che possano essere trasversali in cui l’assistenza possa essere data anche non solo dal produttore in modo da non essere legati ad un solo fornitore, ma poter contrattare indipendentemente il servizio.
- Referenze:
Cercare referenze -oltre a quelle sponsorizzate nel sito del produttore- può aiutare a costruire la propria idea della validità di un prodotto. Chiedete nei forum chi ha già implementato la soluzione e qual’è l’opnione generale. Se esiste un qualunque punto negativo nessuno si tirerà indietro nel farvelo presente.
Quali altre consigli dareste a chi sta cercando un prodotto CRM per incrementare il proprio business? Quali qualità state cercando in questo tipo di soluzioni?
